Intensywne tempo pracy, coraz wyższe KPI, szybkie zmiany priorytetów. Brzmi znajomo? Wraz z przyspieszającym rozwojem technologii zwiększyły się również nasze oczekiwania dotyczące czasu odpowiedzi, decyzji i reakcji. Coraz częściej funkcjonujemy w trybie: zadanie – myśl – odpowiedź – feedback – kolejne zadanie. Ten cykl, powtarzany wielokrotnie w ciągu dnia, prowadzi do działania na „autopilocie” zamiast z uważnością i ciekawością.

Efekt? Spadające zaangażowanie. Według Gallupa realnie zaangażowanych w pracę jest dziś mniej niż 30% pracowników. Przeciążenie poznawcze i emocjonalne wynika w dużej mierze z nadmiaru bodźców. Ciągłe przerywniki, powiadomienia, wiadomości i spotkania sprawiają, że brakuje przestrzeni na analizę, a mózg nie ma kiedy wrócić do równowagi. To wciąż towarzyszące w tle dnia napięcie podnosi poziom kortyzolu, co obniża kreatywność, empatię i jakość decyzji.

Po co nam „pauza”?

Pojawia się więc pytanie: czym właściwie jest pauza? I czy zwolnienie tempa rzeczywiście oznacza „bycie w tyle”?

Świadome zarządzanie energią i praktykowanie pauz nie oznacza, że pracujemy mniej. Zazwyczaj jest przeciwnie – pracujemy po prostu mądrzej. Już 90 sekund świadomego zwolnienia potrafi zmienić perspektywę, obniżyć poziom napięcia i zwiększyć skupienie. To z kolei przekłada się na lepsze decyzje, mniejszą reaktywność i bardziej świadomą realizację celów.

Moją ulubioną praktyką, którą proponuję w pracy z zespołami, jest wprowadzenie minuty ciszy przed każdym spotkaniem. Można wykorzystać ją na wspólne ćwiczenie oddechowe, krótkie „grounding”, albo po prostu świadomie stworzyć chwilę bez mówienia (ale też bez scrollowania i innych bodźców). Ta jedna minuta potrafi zmienić energię całego dnia.

Co się dzieje w ciele i mózgu, gdy robimy pauzę?

Myśląc o pauzie, często widzimy nicnierobienie albo pełną praktykę mindfulness. Jednak z perspektywy układu nerwowego wygląda to inaczej. Pauza pomaga przejść z trybu współczulnego, kojarzonego z reakcją „walcz lub uciekaj”, do trybu przywspółczulnego, odpowiedzialnego za regenerację. Wtedy ciało obniża napięcie mięśniowe, zwalnia tętno i stabilizuje reakcję stresową.

W badaniach z wykorzystaniem pomiaru rytmu serca (HRV) wprowadzenie zaledwie 60–90 sekund wydłużonego wydechu wyraźnie zmieniało parametry stresu. Dlatego pauza jest jedną z najprostszych i najszybszych interwencji, jakie możemy zastosować w pracy, niezależnie od roli, ilości obowiązków czy przebiegu dnia. Jej regularne praktykowanie poprawia odporność na stres, wspiera regulację emocji i zmniejsza ryzyko reaktywnego działania w trudnych momentach.

Pauza redukuje również przeciążenie poznawcze spowodowane nadmierną ilością bodźców, bo choć wiele osób deklaruje umiejętność multitaskingu, mózg nie przetwarza zadań jednocześnie, a jedynie szybko się między nimi przełącza. Każde takie przełączenie ma jednak swoją cenę. Im bardziej różne są zadania, tym więcej czasu zajmuje powrót do pełnej koncentracji. Badania pokazują, że pełne „ponowne wejście w fokus” może trwać nawet do 25 minut.

Wprowadzenie krótkiej pauzy między zadaniami pomaga szybciej wrócić do koncentracji potrzebnej przy pracy wymagającej uwagi i realnie poprawia jakość wykonywanych zadań.

Pauza, która porusza zespół

Czasem wystarczy minuta ciszy przed spotkaniem, żeby zmienić energię całego dnia. „Pauza” to nie przerwa od pracy, ale praktyka, która pomaga skupić się na tym, co ważne.

Czy pauza ma sens w pracy zespołowej?

Wiemy już, że pauza pomaga obniżyć pobudzenie i przywrócić skupienie. W przeciwieństwie do nadmiaru bodźców, który daje chwilowe dopaminowe „podbicie”, a potem spadek, pauza stabilizuje emocje i uwagę. To stabilizowanie ma ogromne znaczenie w relacjach i pracy zespołowej. Obniżenie napięcia emocjonalnego zmniejsza impulsywność reakcji, dzięki czemu pracownicy rzadziej odpowiadają emocjonalnie, a częściej się słuchają. Pozwala to szybciej wrócić do omawiania kwestii merytorycznych, zmniejszając czas i energię poświęcaną na mitygowanie niepotrzebnych tarć wewnątrz zespołu.

Dlatego wprowadzenie chociaż jednej minuty pauzy na początku spotkania zmienia jego dynamikę, pozwalając uczestnikom wejść w rozmowę z „czystą głową”, bardziej uważnie, spokojniej i z lepszym przygotowaniem do wymiany informacji. To z kolei poprawia jakość dyskusji, feedbacku i decyzji.

Pauza jako narzędzie EX (Employee Experience)

Pauza działa nie tylko na poziomie indywidualnym i zespołowym, ale też strategicznym, jako element Employee Experience.

Dlaczego?

1. Spotkania stają się krótsze i bardziej produktywne. Lepsze skupienie to mniej dygresji, mniej reaktywności i jaśniejsze decyzje.
2. Liderzy słuchają uważniej. Krótka pauza na początku spotkania pozwala na większą otwartość i gotowość do dialogu, co pomaga oddzielić presję KPI leżących na liderach od realnych potrzeb i możliwości zespołu.
3. Spada liczba błędów. Mniej przeciążenia i lepsze zarządzanie stresem pozwalają pracownikom na lepszą analizę sytuacji, zmniejszając liczbę „human errors” (błędów spowodowanych z winy człowieka).
4. Wzrasta psychologiczne bezpieczeństwo. Stosowanie pauz i tworzenie przestrzeni, w której pracownicy czują się bezpiecznie, sprawia, że człowiek w organizacji również ma znaczenie, a nie tylko wynik czy osiągnięcie celu. Ułatwia to zgłaszanie problemów, wątpliwości i pomysłów na usprawnienia.
5. Rośnie zaangażowanie i retencja. Gdy ludzie czują się słuchani i widziani, ich motywacja i lojalność wzrasta.

Jak wprowadzić pauzę w firmie?

Najlepiej zrobić to poprzez konkretne, proste i niezbyt czasochłonne rozwiązania, które będą realnie możliwe do zastosowania w organizacji. Pauzy (jak i wszystkie inne działania z obszaru wellbeing) można wdrażać na trzech poziomach:

1. Poziom indywidualny. Poprzez przerwy między zadaniami: zachęcając do odejścia od ekranu, rozciągnięcia ciała, zrobienia trzech dłuższych wydechów. Pomaga to świadomie „wyjść” z poprzedniego zadania czy wątku i wejść w następny z pełną uwagą.

2. Poziom zespołowy. Zastosować można rytuał minuty ciszy lub krótkiej praktyki oddechowej na start spotkania zespołowego. Może być on prowadzony rotacyjnie przez kolejnych członków zespołu, by zwiększać poczucie sprawczości i integrację w zespole.

3. Poziom organizacyjny. Na poziomie organizacji warto mówić o pauzach już na etapie onboardingu, tłumacząc ich rolę w kulturze pracy i zachęcając do wpisywania krótkich przerw w kalendarz lub dodając opcjonalne przypomnienia w systemach zarządzania zadaniami. Takie działania pokazują, że pauza nie jest „fajnym dodatkiem”, tylko elementem sposobu pracy.

Przykład rytuału

Zachęć uczestników do zajęcia wygodnej, siedzącej pozycji z obiema nogami na ziemi. Niech każdy zamknie oczy i weźmie wdech nosem przez cztery sekundy. Następnie przytrzyma powietrze przez dwie sekundy i poświęci sześć sekund na wydech. Przypomnij o opuszczeniu spiętych ramion i rozluźnieniu szczęki, w której wiele osób trzyma napięcia (co skutkuje bruksizmem). Powtórz cykl oddechów jeszcze dwa razy, skupiając uwagę uczestników na uczuciu powietrza wypełniającego ich ciało, a na koniec otwórz oczy i zadaj pytanie: „Po co jesteśmy na tym spotkaniu?”, by ustalić jego jasny cel.

Co może pójść nie tak?

Wdrażanie pauz, jak i jakiejkolwiek innej zmiany, nie zawsze jest łatwe. Naturalne dla wielu osób są reakcje typu: „Nie mamy na to czasu.”, „To wygląda dziwnie.”, „To praca, a nie studio jogi.” Warto odpowiadać na ten sceptycyzm faktami: skróceniem spotkań, lepszymi decyzjami, zmniejszoną liczbą błędów, większą uważnością i skupieniem po stronie zespołu.

Dlatego wprowadzanie zmian warto zaczynać powoli, testując ich formę i dopasowując język mówienia o nich do konkretnej branży i organizacji. Warto zacząć od jednego zespołu, jednej minuty i jednego nowego rytuału. Jeśli pracownicy poczują sens zmiany, sami zaczną ją stosować. Najważniejsza zasada to pamiętać, że pauza ma być zaproszeniem do skupienia, a nie obowiązkiem.

Na koniec

Pauza jest najmniejszą i najprostszą rzeczą, jaką możemy zrobić dla swojego dobrostanu. I jedną z najbardziej efektywnych. Jest szybka, bezpłatna i dostępna dla każdego. Wpływa na wiele obszarów naszego funkcjonowania:

• W zespole zmienia jakość komunikacji, współpracy i decyzji.
• W ciele obniża napięcie i przywraca równowagę.
• W organizacji buduje kulturę opartą na obecności, a nie tylko efektywności.

Spróbuj: przez 7 kolejnych dni dodaj jedną świadomą pauzę w ciągu dnia i zobacz, co zmienia się w Twojej pracy i sposobie działania.

Autorka tekstu: Zofia Tykwińska-Sutkowska